العصف الذهني والاستقصاء
لا شك أن التخطيط الجيد أساس نجاح كل عمل، ومن هذا المنطلق فقد ارتأت إدارة معهد التنمية والخدمات الاستشارية أن صياغة الخطة الاستراتيجية للمعهد لا يمكن أن تتم بمعزل عن التعرف عن قرب على آراء وأهداف وتطلعات الفئات الثلاث التي تمثل نجاح عمل أي منظومة وهي: فئة عملاء المعهد (Customers) وفئة إدارة الجامعة التي تمثل الإدارة العليا للمعهد (Higher Management) وأخيراً فئة إدارة المعهد ومنسوبيه(Management of the Institute)، وقد تم إجراء عدد من ورش العمل تلاها عدد من المقابلات مع الجهات ذات العلاقة بعمل المعهد للتعرف على أكبر قدر من الآراء ودراستها، وذلك على النحو التالي:
أولاً: ورش العمل: اعتباراً من بداية العام الجامعي 1438/ 1439هـ تم البدء في إجراء ورش العمل الخاصة بإعداد الخطة عبر ثلاث مراحل:
- ورشة العمل الأولى: وقد استهدفت تحليل البيئة الداخلية للمعهد للتعرف على نقاط القوة والضعف وآراء منسوبي المعهد ورؤيتهم لمستقبل المعهد خلال الفترة المقبلة، وقد اقتصرت المشاركة في هذه الورشة على منسوبي المعهد وإدارته فقط.
- ورشة العمل الثانية: وتم من خلالها دراسة وتحليل البيئة الخارجية للمعهد لدراسة الفرص المتاحة والتحديات المستقبلية، وقد شارك فيها الجهات المستفيدة من خدمات المعهد بالإضافة إلى عدد من الخبراء المتعاونين مع المعهد.
- ورشة العمل الثالثة: وكانت لدراسة وتقييم نتائج ورشتي العمل السابقتين والوقوف على نتائج التحليل الرباعي للمعهد (SWOT)، وقد شارك فيها عدد من الخبراء وإدارة المعهد بالإضافة لبعض شركاء الأعمال وممثلين عن الجهات المستفيدة من خدمات المعهد.
ثانياً: إجراء المقابلات: حيث تم إجراء عدد من المقابلات مع الجهات ذات العلاقة بأعمال المعهد وكذلك من لم يتمكن من المشاركة في ورش العمل لانشغاله أو لعدم مناسبة موعدها مع ظروف عمله، وذلك على النحو التالي:
- إدارة الجامعة: وذلك للوقوف على رؤيتها للمعهد والتعرف عن قرب على طموحات الإدارة وتطلعاتها المستقبلية للمعهد.
- الجهات ذات العلاقة بعمل المعهد داخل الجامعة: وذلك لشرح طبيعة عمل المعهد والفرص المتاحة لمنسوبي الجامعة للمشاركة في أعماله وتحقيق التكامل بين سائر وحدات الجامعة.
- الجهات المستفيدة من خدمات المعهد: وتشمل العملاء السابقون، وذلك للتعرف على مدى رضاهم عن الخدمات المقدمة لهم من المعهد وتطلعاتهم المستقبلية وما يطمحون إليه من خدمات يأملون من المعهد تحقيقها، والعملاء الحاليون للتشاور حول آليات التنفيذ وأفضل الوسائل لإنجاز الأعمال وتحقيق رضاهم.
- الخبراء ذوي الاهتمام المشترك وشركاء الأعمال الحاليين والمحتملين: وذلك بهدف استجلاء وجهة نظرهم في طريقة إدارة الأعمال بالمعهد، وبحث أوجه التعاون في مختلف الخدمات الاستشارية والآفاق الجديدة في مجالات عمل المعهد والعمل على خلق فرص جديدة للتعاون بما يحقق رؤية المعهد ويخدم أهدافه الاستراتيجية، والتعرف على جدوى هذه الشراكة بالنسبة لكلا الطرفين.
ثالثاً: جلسة العصف الذهني: وقد تم في هذه الجلسة تجميع كافة أوراق العمل السابقة من ورش العمل والمقابلات وتفريغ الاستبانات من فريق إعداد الخطة بالتعاون مع إدارة المعهد للوصول إلى التحليل الواقعي للمعهد وصياغة النقاط الأساسية للخطة الاستراتيجية ووضعها في موضعها الصحيح إيذانا للانتقال للمرحلة التالية.
