نفذت عمادة التطوير الأكاديمي دورة تدريبية بعنوان " إعداد الخطابات والتقارير " لمدة يومين، استهدفت: أعضاء الهيئة الإدارية بالعمادة، قدمتها المدربة أ. نوف الربيعة.
وهدفت الدورة التدريبية إلى تنمية قدرات المشاركات في إعداد التقارير والخطابات وفق الأسس التنظيمية للمنظمة، وتعريفهن بالمفاهيم والاستراتيجيات الهامة في مجال إعداد وكتابة الخطابات والتقارير.
ومن اهم محاور الدورة: مفهوم الخطابات والتقارير الإدارية وأهميتها للمنظمة، خصائص التقرير الفعال، أنواع التقارير، مهارات الاتصال كتابياً بين أقسام المنظمة والجهات الخارجية، كيفية كتابة الخطابات والمراسلات الإدارية، استخدام وسائل الايضاح في التقارير والعرض الشفهي، المراحل الأساسية لإعداد وكتابة التقارير، تنظيم واخراج التقرير.
وبينت المدربة أن اهمية الخطابات والتقارير الإدارية تتمثل في: نقل الأفكار والمعلومات، والتأثير في عملية اتخاذ القرار، احداث التغيير للأفضل، توضيح أوجه نشاط او قسم او دائرة أو هيئة … وتسجيلها خلال فترة زمنية محددة، واقناع القارئ بما جاء في الخطاب والتقرير، وتحويل المواضيع من إدارة
أو جهة او هيئة إلى أخرى، وتدوين الحقائق والمعلومات ونتائج البحوث والدراسات.
وتناولت الدورة عدة نقاط من أهمها: عناصر الخطاب، كتابة الخطاب، الجوانب الفنية في الخطاب، اجزاء الخطاب الرئيسية، نموذج الخطاب، أنواع التقارير، خصائص التقرير الفعال، نموذج التقرير، المراحل الاساسية لإعداد وكتابة التقارير، نماذج التقارير، تنظيم واخراج التقرير، الصعوبة في كتابة الخطابات والتقارير.