• تعتبر من الإدارات المهمة التي تختص بتسجيل ومراقبة الأصول الثابتة وجرد ومراقبة بطاقات الصنف بالمستودعات ومهام أخرى .
• جرد جميع الأصول الثابتة الحالية وتسليم كل أصل كعهدة على الموظف او إدارته.
• تسجيل أصل ثابت جديد وتسليمه كعهدة على الموظف او إدارته بواسطة طلب صرف مواد (نموذج رقم 7) أو محضر استلام (نموذج رقم 3).
• تسجيل بطاقة عهدة (نموذج رقم 8) لكل موظف مستلم لأصل ثابت أو أكثر.
• عمل محضر مناقلة عهده (أصل واحد او أكثر من أصل) بين الإدارات أو الموظفين.
• تحويل الأصل الثابت وغير مستخدم لمستودع الرجيع (التالف – الصالح ) وإسقاط العهدة من الموظف أو إدارته بواسطة مستند إرجاع.
• تسجيل بطاقات مراقبة الصنف (نموذج رقم 5) لكل مستودع تابع لإدارة المستودعات بالجامعة ومطابقتها بشكل دوري لما هو موجود بالمستودعات.
• المشاركة في اللجان المشكلة لجرد المستودعات المركزية بالجامعة وبعض اللجان الفنية .
• إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة وتحديد الكمية الاقتصادية للتخزين لتجنب النقص أو الزيادة في الأصناف المخزونة ، ومستويات التخزين هي:
أ-الحد الأدنى : وهو المستوى الذي يجب أن يبقى عنده المخزون من الصنف ثابتا في المستودع.
ب-حد الطلب : وهو مستوى المخزون في الصنف الذي يجب أن يبقى عنده إعادة طلب ذلك الصنف لتموين المستودع قبل هبوط المخزون منه إلى الحد الأدنى.
ج-الحد الأعلى : وهو مستوى المخزون من الصنف الذي يعتبر تجاوزه إسرافاً في التخزين.
