1. يتقدم المبتعث/ المبتعثة بإنشاء طلب عبر نظام سفير موجه إلى الملحق الثقافي ببلد الابتعاث قبل بداية الدراسة بمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر، يوضح فيه أسباب طلب تغيير الجامعة.
2. الحصول على قبول من الجامعة التي يريد الانتقال إليها.
3. يتطلب موافقة موظف الملحقية والملحق الثقافي على الطلب عبر نظام سفير حتى يتم تحويله إلى إدارة الابتعاث بالجامعة.
4. حال ورود طلب المبتعث/المبتعثة إلى إدارة الابتعاث والتدريب تقوم الموظفة المختصة بإحالة الطلب إلى مرجع المبتعث سواء كان كلية أو معهد داخل الجامعة لتزويد الإدارة بمرئياتهم حيال طلب المبتعث.
5. يتم عرض الموضوع على مجلس القسم، بعد ذلك يعرض الموضوع على مجلس الكلية للتوصية بتغيير الجامعة له.
6. بعد مصادقة معالي مدير الجامعة على محضر مجلس الكلية المتضمن موضوع المبتعث تقوم الكلية حسب توجيه معالي المديرة في المصادقة برفع المعاملة إلى سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا رئيس اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وتكون هذه المعاملة مشتملة على:
• مذكرة بطلب عرض الموضوع على لجنة الابتعاث والتدريب.
• صورة من محضر مجلس الكلية.
• صورة من محضر مجلس القسم.
• صورة من طلب سفير الخاص بطلب تغيير الجامعة / بلد الابتعاث للمبتعث (وكافة مرفقاته).
7. يتم عرض الموضوع على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب بمذكرة عرض تقوم بإعدادها إدارة الابتعاث وتقوم اللجنة بدراسة الموضوع واتخاذ التوصية اللازمة بشأنه فإن كانت التوصية بالموافقة يتم رفع الموضوع بكامل المذكرة الأصلية لمعالي مديرة الجامعة للمصادقة لاعتماد محضر اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
8. بعد أن يتم عرض الموضوع على معالي مديرة الجامعة ويتم اعتماد تحويل دراسة المبتعثة تتم مخاطبة الملحق الثقافي في البلد المبتعثة إليه الطالبة بالموافقة على طلب التحويل بعد صدور قرار معالي مدير الجامعة
9. يتم تحديث حالة الطلب عبر نظام سفير.
