1. يتقدم المبتعث/ المبتعثة بإنشاء طلب عبر نظام سفير موجه إلى الملحق الثقافي ببلد الابتعاث قبل موعد الرحلة بمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر، يوضح فيه أسباب طلب القيام بالرحلة العلمية مشفوعاً بتقرير دراسي حديث من المشرف الدراسي على المبتعث/ المبتعثة بالجامعة التي يدرس بها يوصي فيه بالقيام بالرحلة العلمية.
3. يتطلب موافقة موظف الملحقية والملحق الثقافي على الطلب عبر نظام سفير حتى يتم تحويله إلى إدارة الابتعاث بالجامعة.
4. حال ورود طلب المبتعث/ المبتعثة إلى إدارة الابتعاث والتدريب تقوم الموظفة المختصة بإحالة الطلب إلى مرجع المبتعث سواء كان كلية أو معهد داخل الجامعة لتزويد الإدارة بمرئياتهم حيال طلب المبتعث.
5. يتم عرض الموضوع على مجلس القسم، بعد ذلك يعرض الموضوع على مجلس الكلية للتوصية بالموافقة على طلبه.
6. بعد مصادقة معالي مدير الجامعة على محضر مجلس الكلية المتضمن موضوع المبتعث تقوم الكلية حسب توجيه معالي المديرة في المصادقة برفع المعاملة إلى سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا رئيس اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وتكون هذه المعاملة مشتملة على :
• مذكرة بطلب عرض الموضوع على لجنة الابتعاث والتدريب.
• صورة من محضر مجلس الكلية.
• صورة من محضر مجلس القسم.
• صورة من طلب سفير الخاص بطلب القيام برحلة العلمية للمبتعث (وكافة مرفقاته).
7. يتم عرض الموضوع على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب بمذكرة عرض تقوم بإعدادها إدارة الابتعاث وتقوم اللجنة بدراسة الموضوع واتخاذ التوصية اللازمة بشأنه فإن كانت التوصية بالموافقة تتم مخاطبة الملحق الثقافي في البلد المبتعث إليه الطالب بالموافقة على طلب القيام بالرحلة العلمية له بعد مصادقة معالي مديرة الجامعة على محضر اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
8. يتم تحديث حالة الطلب عبر نظام سفير.
9. بعد إنهاء المبتعث مهمته يكتب مرجعه إلى إدارة الابتعاث بذلك حيث تقوم الإدارة بعد ذلك بالكتابة إلى الملحقية الثقافية لإكمال اللازم نحو صرف مستحقاته المالية.
جميع الإجراءات أعلاه مبنية على مواد لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات الصادرة بقرار مجلس التعليم العالي رقم 1417/4/6هـ كما أنه يوجد إجراءات أخرى، مثل طلب حضور مؤتمر أو دورة قصيرة وتخضع تقريباً لنفس الإجراء النظامي للرحلة العلمية.
