1. يقوم المبتعث/ المبتعثة بإنشاء طلب تمديد بعثة عبر نظام سفير، وذلك قبل نهاية البعثة بمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر، يوضح فيه أسباب طلب التمديد مرفقاً بتقرير دراسي حديث من المشرف الدراسي على المبتعث/المبتعثة بالجامعة التي يدرس بها يوصي فيه بتمديد البعثة.
2. يتطلب موافقة موظف الملحقية والملحق الثقافي على الطلب عبر نظام سفير حتى يتم تحويله إلى إدارة الابتعاث بالجامعة.
3. حال ورود طلب المبتعث/ المبتعثة إلى إدارة الابتعاث والتدريب تقوم الموظفة المحتصة بإحالة الطلب إلى مرجع المبتعث سواء كان كلية أو معهد داخل الجامعة لتزويد الإدارة بمرئياتهم حيال طلب المبتعث.
4. يتم عرض الموضوع على مجلس القسم وبعد ذلك يعرض الموضوع على مجلس الكلية للتوصية بالتمديد له.
5. بعد مصادقة معالي مدير الجامعة على محضر مجلس الكلية المتضمن موضوع المبتعث تقوم الكلية حسب توجيه معالي المديرة في المصادقة برفع المعاملة إلى سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا رئيس اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وتكون هذه المعاملة مشتملة على:
• مذكرة بطلب عرض الموضوع على لجنة الابتعاث والتدريب.
• صورة من محضر مجلس الكلية.
• صورة من محضر مجلس القسم.
• صورة من طلب سفير الخاص بطلب التمديد للمبتعث (وكافة مرفقاته).
6. يتم عرض الموضوع على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب بمذكرة عرض تقوم بإعدادها إدارة الابتعاث وتقوم اللجنة بدراسة الموضوع واتخاذ التوصية اللازمة بشأنه فإن كانت التوصية بالموافقة يتم رفع الموضوع بكامل المذكرة الأصلية لمعالي مديرة الجامعة لاعتماد محضر اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
7. بعد أن يتم عرض الموضوع على معالي مدير الجامعة وبعد إصدار القرار بالموافقة على التمديد تتم مخاطبة الملحق الثقافي في البلد المبتعث إليه بالموافقة على طلب التمديد.
8. يتم تحديث حالة الطلب عبر نظام سفير.
