1. يتقدم المبتعث/ المبتعثة (إذا كان في مقر البعثة) بطلب عبر نظام سفير إلى الملحق الثقافي ببلد الابتعاث لإنهاء البعثة يوضح فيه مبررات طلب إنهاء البعثة.
2. يتطلب موافقة موظف الملحقية والملحق الثقافي على الطلب عبر نظام سفير حتى يتم تحويله إلى إدارة الابتعاث بالجامعة.
3. حال ورود طلب المبتعث/المبتعثة إلى إدارة الابتعاث والتدريب تقوم الموظفة المختصة بإحالة الطلب إلى مرجع المبتعث سواء كان كلية أو معهد داخل الجامعة لتزويد الإدارة بمرئياتهم حيال طلب المبتعث.
4. يتم عرض الموضوع على مجلس القسم، بعد ذلك يعرض الموضوع على مجلس الكلية للتوصية بالموافقة من عدمها.
5. بعد مصادقة معالي مدير الجامعة على محضر مجلس الكلية المتضمن موضوع المبتعث تقوم الكلية حسب توجيه معالي المديرة في المصادقة برفع المعاملة إلى سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا رئيس اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وتكون هذه المعاملة مشتملة على:
• مذكرة بطلب عرض الموضوع على لجنة الابتعاث والتدريب.
• صورة من محضر مجلس الكلية.
• صورة من محضر مجلس القسم.
• صورة من طلب سفير الخاص بطلب إنهاء البعثة للمبتعث (وكافة مرفقاته).
6.يتم عرض الموضوع على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب بمذكرة عرض تقوم بإعدادها إدارة الابتعاث وتقوم اللجنة بدراسة الموضوع واتخاذ التوصية اللازمة بشأنه فإن كانت التوصية بالموافقة يتم رفع الموضوع بكامل المذكرة الأصلية لمعالي مديرة الجامعة لاعتماد محضر اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
7. بعد أن يتم إصدار قرار بالموافقة على إنهاء البعثة تتم مخاطبة الملحق الثقافي في البلد المبتعث إليه الطالب بالموافقة على إنهاء البعثة بعد صدور قرار معالي مدير الجامعة على طلب المبتعث المذكور.
8. يتم تحديث حالة الطلب عبر نظام سفير.
